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E-Rechnung im B2B: Fristen, Formate und digitale Prozesse

Seit 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise verpflichtend eingeführt. Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit intensiver mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD sowie mit elektronischen Austauschstandards rund um Peppol. Entscheidend ist: Ein PDF allein reicht künftig nicht mehr aus.
Freitag, 5. Juni 2026
Lesezeit: min.

Die E-Rechnung wird zum Standard im B2B

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung gehört zu den größten Veränderungen im Rechnungswesen der letzten Jahre. Mit dem Wachstumschancengesetz schafft Deutschland die Grundlage für eine schrittweise Digitalisierung des Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen. Was im öffentlichen Bereich (B2G) bereits seit mehreren Jahren verpflichtend ist, wird nun schrittweise auch im B2B-Bereich zum Standard.

Wichtig zu verstehen: Die Umstellung betrifft nicht nur die IT oder einzelne Rechnungsformate. Unternehmen müssen künftig in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen, automatisiert zu verarbeiten und später auch selbst gesetzeskonform zu versenden.

Gerade für mittelständische Unternehmen lohnt es sich deshalb, frühzeitig Prozesse und Systeme zu prüfen. Denn die E-Rechnung ist weniger ein reines Dateiformat als vielmehr ein digitaler Prozess.

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Die wichtigsten Fristen im Überblick

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung erfolgt in Deutschland schrittweise. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Meilensteine und Anforderungen.

 

Was bedeuten Empfangspflicht und Versandpflicht?

Bereits seit 2025 müssen Unternehmen technisch und organisatorisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und weiter zu verarbeiten.

In der Praxis bedeutet das unter anderem, dass Rechnungen nicht mehr ausschließlich als Papier oder PDF betrachtet werden können. Systeme müssen maschinenlesbare Formate verarbeiten können und auch bestehende Prozesse für Prüfung, Freigabe und Archivierung sollten entsprechend angepasst werden.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt bei hybriden Rechnungsformaten außerdem der strukturierte Datensatz als maßgeblich, dies gilt insbesondere auch bei Abweichungen zwischen PDF-Darstellung und strukturierten Rechnungsdaten.

Mit den kommenden Versandpflichten ab 2027 und 2028 steigt der Handlungsdruck zusätzlich. Unternehmen müssen dann nicht nur elektronische Rechnungen empfangen, sondern diese auch gesetzeskonform und in strukturierten Formaten versenden können.

Klassische PDF-basierte Prozesse reichen langfristig nicht mehr aus.

Was gilt überhaupt als E-Rechnung?

Nicht jede digital versendete Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn.

Eine elektronische Rechnung liegt dann vor, wenn:

  • ein strukturiertes elektronisches Format verwendet wird
  • das Format eine automatische elektronische Verarbeitung nach EN 16931 ermöglicht
  • Ausstellung, Übermittlung und Empfang digital erfolgen

Ein normales PDF erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht. Zwar kann ein PDF elektronisch versendet werden, die enthaltenen Informationen sind jedoch meist nicht maschinell auslesbar aufgebaut.

Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer digitalen Rechnung und einer echten E-Rechnung.

Welche Formate sind zulässig?

Das Bundesministerium der Finanzen nennt insbesondere folgende Formate als zulässig:

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basiertes, strukturiertes Rechnungsformat und insbesondere im öffentlichen Bereich bereits etabliert.

ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert strukturierte Rechnungsdaten mit einer lesbaren PDF-Darstellung. Dadurch können sowohl Systeme als auch Anwender die Rechnung verarbeiten.

Gerade für mittelständische Unternehmen bietet ZUGFeRD häufig einen praktikablen Einstieg in strukturierte Rechnungsprozesse.

EDI (Electronic Data Interchange)

EDI-Verfahren werden seit vielen Jahren für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten genutzt und können unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin eingesetzt werden.

Welche Rolle spielt Peppol?

Im Zusammenhang mit der E-Rechnung fällt häufig auch der Begriff Peppol. Dabei handelt es sich zunächst um ein standardisiertes Netzwerk für den sicheren, elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten.

Über Peppol können Unternehmen digitale Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Gutschriften oder Statusmeldungen standardisiert austauschen.

Im internationalen Austausch und zunehmend auch in Deutschland wird häufig Peppol BIS Billing 3.0 genutzt. Dieses basiert auf UBL (Universal Business Language) und erfüllt die europäische Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.

Entscheidend ist dabei nicht das Netzwerk selbst, sondern das verwendete strukturierte Rechnungsformat. Ein PDF allein wird also auch über Peppol nicht automatisch zur E-Rechnung.

E-Rechnung ist mehr Prozess als Dateiformat

In vielen Unternehmen wird die E-Rechnung zunächst als rein technisches Thema betrachtet. Tatsächlich betrifft sie jedoch den gesamten Dokumenten- und Rechnungsprozess.

Denn künftig geht es nicht nur darum, Rechnungen elektronisch zu empfangen oder zu versenden. Entscheidend ist vielmehr, wie diese Informationen innerhalb des Unternehmens weiterverarbeitet werden — vom Einkauf über die Buchhaltung bis hin zum Rechnungsausgang.

Dazu gehören beispielsweise digitale Eingangsrechnungen, automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse sowie der elektronische Versand von Ausgangsrechnungen. Auch Statusmeldungen und die durchgängige Verarbeitung im ERP-System gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Gerade im Mittelstand existieren heute jedoch noch viele manuelle Abläufe. Rechnungen werden häufig weiterhin als PDF per E-Mail verschickt, Freigaben erfolgen manuell und zwischen Einkauf, Buchhaltung und ERP-System entstehen Medienbrüche. Hinzu kommen unterschiedliche Versandwege für Ausgangsrechnungen, die Prozesse zusätzlich erschweren.

Genau hier setzen moderne digitale Dokumentenprozesse an. Ziel ist nicht nur der gesetzeskonforme Rechnungsaustausch, sondern vor allem eine durchgängige und nachvollziehbare Verarbeitung entlang des gesamten Finanzprozesses.

Wie Continia bei der Umsetzung unterstützen kann

Mit Lösungen wie Continia Document Capture und Continia Document Output lassen sich elektronische Dokumenten- und Rechnungsprozesse direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integrieren. Für den standardisierten elektronischen Austausch unterstützt Continia darüber hinaus den direkten Zugang zum globalen Peppol eDelivery Network.

Über das Continia Delivery Network fungiert Continia als zertifizierter Peppol Access Point beziehungsweise Service Provider. Unternehmen können dadurch elektronische Geschäftsdokumente verschlüsselt und standardisiert über das sogenannte Peppol-Four-Corner-Modell austauschen.

Die folgende Prozessübersicht zeigt beispielhaft den digitalen Austausch zwischen Einkaufs- und Verkaufsprozessen:

 

Continia Document Capture

Continia Document Capture unterstützt insbesondere Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable).
Dazu gehören unter anderem:

  • Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen
  • digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • OCR- und KI-gestützte automatisierte Datenerkennung
  • automatischer Abgleich mit Bestellungen
  • digitale Prüf- und Freigabeprozesse in Business Central

Dadurch lassen sich manuelle Schritte reduzieren und Eingangsrechnungen effizienter verarbeiten.

Continia Document Output

Continia Document Output unterstützt vor allem Prozesse in der Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable).
Die Lösung unterstützt Unternehmen beispielsweise beim:

  • strukturierten elektronischen Rechnungsausgang
  • automatisierten Versand von Rechnungen und Mahnungen
  • schnelleren Zahlungseingang durch digitale Prozesse
  • transparenten Nachverfolgen versendeter Dokumente
  • Reduzieren manueller Tätigkeiten und möglicher Fehlerquellen

Dadurch lassen sich Ausgangsrechnungen effizienter und nachvollziehbarer versenden.

Continia Delivery Network

Für den standardisierten elektronischen Austausch über Peppol bietet Continia mit dem Continia Delivery Network einen direkten Zugang zum globalen Peppol eDelivery Network. Unternehmen können Geschäftsdokumente dadurch direkt aus Business Central austauschen.

Das Continia Delivery Network steht sowohl in Continia Document Capture als auch in Continia Document Output zur Verfügung und kann darüber hinaus auch eigenständig genutzt werden. In Business Central Online ist die Lösung bereits über den Continia Microsoft E-Document Connector integriert.

Blick nach Österreich, in die Schweiz und nach Frankreich

Während Deutschland die verpflichtende B2B-E-Rechnung schrittweise eingeführt hat, entwickeln sich auch in anderen europäischen Ländern die regulatorischen Anforderungen rund um elektronische Rechnungen weiter.

Österreich

In Österreich gibt es derzeit keine allgemeine verpflichtende B2B-E-Rechnung wie in Deutschland. Elektronische Rechnungen sind jedoch bereits in vielen Bereichen etabliert, insbesondere im öffentlichen Umfeld.

Schweiz

In der Schweiz besteht aktuell ebenfalls keine allgemeine Pflicht zur B2B-E-Rechnung. Im öffentlichen Bereich sind elektronische Rechnungen jedoch bereits fest etabliert. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen unter bestimmten Voraussetzungen E-Rechnungen nutzen.

Frankreich

In Frankreich sind elektronische Rechnungen im öffentlichen Bereich bereits seit mehreren Jahren verpflichtend. Für alle in Frankreich umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen wird die verpflichtende strukturierte, elektronische B2B-Rechnung ab September 2026 schrittweise eingeführt.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist längst kein Zukunftsthema mehr. Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, in den kommenden Jahren wird auch der elektronische Rechnungsaustausch zunehmend verpflichtend.

Entscheidend sind durchgängige digitale Prozesse für Empfang, Verarbeitung und Versand elektronischer Rechnungen.

Unternehmen, die sich frühzeitig mit ihren Abläufen beschäftigen, schaffen nicht nur die Grundlage für gesetzeskonforme Prozesse, sondern reduzieren gleichzeitig manuellen Aufwand und verbessern die Transparenz im Rechnungswesen.

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Nutzen Sie die aktuellen Übergangsfristen, um Ihre bestehenden Rechnungsprozesse zu analysieren und Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten.

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